Penjadwalan Sumber Daya Proyek

1. Penjadwalan Sumber Daya

    Penjadwalan sumber daya adalah penjadwalan yang berkaitan dengan dengan tenaga kerja, peralatan, material dan biaya yang merupakan bagian dari Master Schedule/Jadwal Utama atau dapat juga sebagai bagian yang terpisah darinya sebagai sub schedule.

     Untuk proyek yang cukup kompleks, pemilahan schedule sumber daya dari master schedule dengan detailnya dilakukan pada sub schedule, adalah langkah terbaik untuk memudahkan monitoring.

Tujuan penjadwalan sumber daya adalah memastikan jumlah atau jenis sumber daya dapat diketahui lebih awal dan tersedia bila dibutuhkan. Tetapi bila ketersediaan sumber daya terbatas, maka biasanya durasi proyek menjadi lebih lambat dari yang direncanakan. Sebaliknya, dengan menambah jumlah sumber daya, maka durasi proyek dapat dipercepat. Bila ketersediaan sumber daya mencukupi akan tetapi distribusinya selama berlangsungnya proyek terjadi fluktuasi, maka hal ini akan mengurangi tingkat efektivitas dan efisiensi penggunaan sumber daya. Bila  jumlah sumber daya yang dimiliki terbatas dan ketersediaanya tidak mencukupi,  sedangkan durasi adalah batasan kurun waktu proyek, maka penjadwalan dapat dilakukan dengan cara perataan sumber daya (Resource Leveling).

1.1   Penjadwalan Sumber daya yang terbatas

    Sumber daya yang terbatas adalah salah satu alasan mengapa penjadwalan diperlukan. Penjadwalan dimaksudkan supaya pelaksanaan  proyek tetap dapat berlangsung, caranya dengan melakukan optimalisasi penggunaan sumber daya tersebut yang diusahakan juga durasi proyeknya tidak menjadi terlalu terlambat.

        Sumber daya yang terbatas karena ketersediaanya yang memang langka dapat membuat masalah besar bagi pelaksanaan proyek. Karena hal ini akan mempengaruhi durasi proyek. Makin sedikit jumlah ketersediaannya, durasi proyek akan semakin lama karena banyak kegiatan yang tidak dapat dilakukan. Akibatnya adalah adanya sangsi dari pemilik proyek yang berupa denda atau pemutusan kerja sepihak karena terjadinya keterlambatan proyek. Oleh karenanya perencanaan sumber daya yang langka seperti peralatan, material impor, peralatan yang memerlukan impor, harus dijadwalkan sebaik-baiknya agar durasi kegiatan tidak terganggu.

      Ada dua jenis batasan yang harus diperhatikan dalam penjadwalan proyek, karena batasan tersebut berpengaruh terhadap waktu kerja dari suatu kegiatan. Dua batasan tersebut adalah:

1. Batasan Hubungan Kegiatan, batasan yang diakibatkan oleh hubungan antar kegiatan pada beberapa kegiatan.

2.  Batasan Kondisi Sumber Daya, batasan yang diakibatkan oleh ketidaktersediaan sumber daya.

Selain daripada itu ada empat aturan yang dapat diterapkan pada penjadwalan proyek dalam hubungannya dengan alokasi sumber daya yang terbatas, yaitu:

1. Memprioritaskan kegiatan yang mempunyai  batasan kegiatan- kegiatan dengan sumber daya maksimum, lalu dilakukan penjadwalan terhadap kegiatan tersebut kegiatan tersebut dengan basis kontinyu

2. Melakukan prioritasisasi pada kegiatan kritis atau mendekati kritis dengan Total Float paling rendah, lalu dilakukan penjadwalan terhadap kegiatan tersebut dengan cara basis kontinyu.

3. Melakukan prioritasisasi pada kegiatan yang memiliki durasi paling pendek, lalu dilakukan penjadwalan terhadap kegiatan tersebut dengan cara basis kontinyu.

4. Setelah salah satu dari ketiga aturan diatas dapat dipenuhi, maka dilakukan pada kegiatan dengan prioritas rendah dengan cara basis terputus, kemudian dilakukan interupsi oleh kegiatan yang lebih tinggi prioritasnya.

1.2    Perataan Sumber daya (Resources Leveling)

       Perataan sumber daya adalah meratakan frekuensi alokasi sumber daya dengan tujuan memastikan bahwa jumlah sumber daya dapat diketahui dari awal dan tersedia bila dibutuhkan. Biasanya bila jumlah sumber daya dikurangi, maka durasi akan bertambah, sebaliknya bila jumlah sumber daya ditambah, maka durasi akan berkurang. Tujuan dari perataan sumber daya adalah untuk menjadwalkan kegiatan pada proyek yang disesuaikan dengan ketersediaan sumber daya dan pola penyebarannya yang logis sehingga durasi proyek tidak melampaui batas secara berlebihan. Variasi penyebaran sumber daya dari satu period eke periode lainnya diusahakan dapat tetap pada suatu batas minimum kebutuhan proyek sehingga hasil yang dicapai dapat memenuhi sesuai dengan kemampuan dan ketersediaan sumber daya yang ada. Hal lain yang perlu diperhatikan dalam perataan sumber daya yang terbatas dan yang dibutuhkan seluruh jumlah durasi dari suatu proyek. Ini disebabkan karena alokasi sumber daya yang langka dan ketersediaannya terbatas dan harus diprioritaskan.

     Bila ketersediannya tidak mencukupi, pengadaannya akan menimbulkan biaya yang lebih tinggi. Perataan sumber daya dimaksudkan agar alokasi tingkat pemakaian sumber daya dapat diketahui sehingga penyelesaian proyek dapat menjadi lebih logis. Dalam perataan sumber daya diatur sedemikian rupa sehingga sesuai dengan ketersediaannya yang akan digunakan pada proyek.

   

Ada beberapa pola distribusi sumber daya selama durasi proyek, yaitu:

1. Pola kebutuhan sumber daya sepanjang durasi proyek dengan bentuk berfluktuasi

2. Pola kebutuhan sumber daya sepanjang durasi proyek dengan jumlah tetap atau sama.

3. Pola kebutuhan sumber daya sepanjang durasi proyek dengan bentuk bervariasi.

     Metode perataan sumber daya bertujuan untuk mendapatkan pola kebutuhan sumber daya yang sesuai dan dibutuhkan oleh proyek. Metode ini dapat dilakukan dengan cara:

1. Memulai seluruh kegiataan proyek berada diantara waktu mulai paling awal dan waktu mulai paling lambat, sehingga durasi proyek tidak akan bertambah.

2. Berdasarkan ketersediaan waktu yang dibatasi dengan cara mengatur sumber daya yang dibutuhkan dengan jumlah dan pola penyebarannya yang diatur sedemikian rupa.

3. Berdasarkan pada ketersediaan sumber daya yang terbatas karena kelangkaan, dengan cara menambah durasi proyek sehingga proyek dapat menjadi lebih lambat dari yang direncanakan.

4. Berdasarkan penjadwalan dengan membuat diagram batang non kontinu dengan menginterupsi suatu kegiatan oleh kegiatan lainnya