Pengendalian Proyek (Project Control)

Pengendalian Proyek

1.Pendahuluan

    Sebagai salah satu fungsi dan proses kegiatan dalam manajemen proyek yang sangat mempengaruhi hasil akhir proyek adalah proses pengendalian yang memiliki tujuan utama meminimalkan semua penyimpangan yang dapat terjadi selama proses berlangsungnya proyek.

Definisi Pengendalian (R.J Mockler, 1972) adalah:

Usaha yang sistematis untuk menentukan standar yang sesuai dengan sasaran dan tujuan perencanaan, merancang system informasi, membandingkan pelaksanaan dengan standar, melakukan analisis semua kemungkinan penyimpangan, kemudian melakukan tindakan koreksi yang dibutuhkan agar sumber daya yang ada dapat digunakan secara efektif dan efisien dalam rangka mencapai sasaran dan tujuan.

Sasaran dan tujuan proyek seperti optimasi kinerja, biaya, mutu, waktu dan keselamatan kerja harus memiliki standard dan format serta kriteria sebagai alat ukur, agar dapat melakukan indikasi dalam pencapaian kinerja proyek.

Alat ukur yang digunakan dapat berupa jadwal, kuantitas pekerjaan, standar mutu pekerjaan, serta standar keselamatan dan kesehatan kerja, yang selanjutnya diproses dalam suatu system informasi. Sistem informasi ini digunakan dalam mengolah data-data yang kemudian dapat menghasilkan informasi penting yang dapat dipakai di dalam pengambilan keputusan.

Bila hasil dari system informasi mengindikasikan terdapat suatu penyimpangan terhadap standar yang telah ditentukan, maka tindakan selanjutnya adalah melakukan tindakan koreksi, contohnya dengan mengubah metode pelaksanaan, mengeluarkan biaya untuk penambahan alat, material serta tenaga kerja. Serta dilakukan perbaikan pada jadwal, perbaikan mutu pekerjaan yang telah disesuaikan dengan standar yang ada dan kebutuhan yang sesungguhnya.

2.Indikator Kinerja pada sebuah proyek

      Untuk memudahkan dalam pengendalian proyek, pengelola proyek seharusnya memiliki acuan sebagai sasaran dan tujuan dari pengendalian itu sendiri. Oleh karenanya indicator- indicator tujuan akhir pencapaian proyek haruslah ditampilkan sejak awal dan dijadikan pegangan selama pelaksanaan proyek.

Indikator-Indikator yang biasanya menjadi sasaran pencapaian tujuan akhir proyek adalah kinerja dalam hal biaya, mutu, waktu dan keselamatan kerja. Berikut ini diuraikan indicator kinerja proyek berupa tampilan grafik yang akan memudahkan pengelola proyek dalam membaca serta menerapkannya pada proyek yang sedang berjalan pelaksanaannya.

2.1.Indikator Kinerja Biaya

     Biaya pengelolaan proyek adalah hal yang sangat vital yang harus dicermati pengendaliannya agar tidak terjadi kerugian- kerugian yang dapat membuat proyek berhenti atau mengalami keterlambatan yang disebabkan oleh tidak adanya pasokan keuangan untuk pembelian material, pembayaran sewa alat, pembayaran tenaga kerja dan lain sebagainya. Untuk melakukan pemantauan keuangan proyek maka diperlukan indicator arus kas proyek yang menunjukkan rencana dan actual dalam penggunaan biaya dalam periode waktu proyek, lihat gambar di bawah ini.

Gambar 1. Histogram arus kas rencana

Gambar diatas menunjukkan histogram rencana dari anggaran biaya pelaksanaan proyek seperti, arus kas masuk yang terdiri dari pembayaran termin oleh pemilik proyek secara periodic selama durasi proyek, sedangkan arus kas keluarnya terdiri dari Direct cost dan Indirect Cost untuk pembayaran material, penyewaan alat dan  lain sebagainya yang dikeluarkan selama proyek berjalan.

Selain diagram diatas juga dapat dibuatkan Kurva S sebagai kurva tolok ukur sebagai indicator arus kas (lihat gambar dibawah).

Gambar 2.0 Kurva S arus kas actual

Perencanaan ini nantinya adalah sebagai tolol ukur bagi proyek sebagai indicator arus kas proyek sehingga nantinya apabila terjadi perubahan serta penyimpangan biaya dapat terdeteksi secara cepat dan dapat segera dilakukan tindakan pencegahan maupun antisipasi agar tidak mendapat kerugian. Pada gambar 2.0 ditunjukkan 2 kondisi actual untuk arus kas, baik itu arus kas positif ataupun negative. Untuk membuat kurva diatas, dibuatkan sumbu Y yang menunjukkan biaya kumulatif yang di plot sepanjang durasi proyek sehingga akan membentuk Kurva S. Sedangkan untuk melakukan pemantauan terhadap arus kas, dibuatkan Baseline/acuan setiap periode pembayaran termin atau disesuaikan dengan kondisi khusus.

2.2.Indikator Kinerja Biaya

Hal yang berlaku umum pada saat melakukan monitoring dan evaluasi proyek dalam hal pengendalian waktu adalah Kurva S.

Seperti telah dijelaskan pada pembahasan sebelumnya, Kurva S adalah alat monitor dan evaluasi yang informative, apalagi dengan tampilan kombinasi dengan menggunakan diagram batang, sehingga pengelola proyek dapat dengan cepat melakukan antisipasi bila terjadi penyimpangan pada proyek. Untuk mempermudah monitoring dan evaluasi, maka diberikan baseline pada periode tertentu untuk melakukan prediksi di masa yang akan datang.

2.3.Indikator KinerjaBiaya dan Waktu

Bentuk yang lebih progresif dalam melakukan monitoring dan evaluasi proyek untuk melakukan pengendalian biaya dan waktu, adalah bentuk kurva S yang telah dilakukan modifikasi dengan 3 buah indicator, yaitu:

1.Rencana dari volume dan biaya pekerjaan (BCWS)

2.Realisasi dari volume pekerjaan dan rencana biaya (BCWP)

3.Realisasi biaya dan volume pekerjaan (ACWP)